Automate Document Control
Documents arrive constantly — from inboxes, portals, and quick uploads. Some are incomplete, others outdated or saved twice under different names. Just when someone needs the final version, it’s missing. Teams spend hours sorting, renaming and rechecking files just to keep things moving. AI fixes that. It reads incoming documents, captures the key info and places them where they belong — automatically, accurately and without chasing folders.
01Files arrive from everywhere, with no structure
Why document control keeps breaking
Certificates, contracts, invoices and delivery notes come in through different channels, in different formats, with no consistent naming or metadata. Documents get lost in shared drives or saved in temporary folders that become permanent. Teams waste time figuring out what each file is, whether it’s complete and where it’s supposed to go. And when things are missing, processes stop: orders stall, invoices wait and compliance slows down.
02Onze aanpak in 4 stappen
Hoe CopperIQ procesautomatisering implementeert.
Geen nieuwe software. Geen complexiteit. Gewoon praktische automatisering die werkt. Van intake tot volledige automatisering in slechts een paar weken - met minimale verstoring van je team.
Met onze unieke aanpak in 4 stappen ben je in een mum van tijd aan de slag.
Ontdekking
We analyseren uw processen en identificeren knelpunten.
Bouw
We maken automatiseringen op maat op basis van je echte workflows en gegevens.
Integratie
We maken rechtstreeks verbinding met je bestaande systemen.
Optimaliseer
We monitoren en verbeteren voortdurend terwijl u schaalt.
03AI recognises the document, extracts the fields and stores it in the right place
How automation keeps documents under control
Documents are read the moment they arrive — scans, PDFs, emails, portal uploads. The system detects what the file is, pulls out the right data and connects it to the right supplier, customer, order or project. It stores the document automatically in the right system, with the right naming and structure. If anything’s missing or doesn’t match, it’s flagged before it slows down purchasing, invoicing or operations.
04Eenvoudige integratie
We integreren rechtstreeks in uw technische stapel.
Geen extra tools of interfaces nodig. CopperIQ is compatibel met tools zoals AFAS, Exact, Salesforce, HubSpot en meer.
05Clear structure, clean files and no more digging
What changes when document control runs itself
Documents land where they should, linked to the right records and ready to use. No more guessing where a file lives or whether it’s the final version. Processes flow without delays. Teams stop sorting and start working. Compliance is easier because everything is complete, traceable and in place — without anyone manually fixing it.
06Wat klanten zeggen
Waarom bedrijven graag met ons werken.
Klanten werken graag met ons omdat we ons richten op praktische AI die echte bedrijfswaarde oplevert. Onze oplossingen verhogen de efficiëntie zonder complexiteit toe te voegen, integreren naadloos in bestaande technologiestacks en worden van ontdekking tot levering ondersteund door één toegewijd team.
Bovendien bieden we bij elke stap transparante inzichten en meetbare resultaten.
Van rommelige inbox naar kant-en-klare orders
CopperIQ heeft een automatisering gebouwd die onze inkomende e-mails leest, lead- en ordergegevens ophaalt en deze rechtstreeks naar ons CRM en ons ERP stuurt. Offerteaanvragen uit e-mail worden automatisch omgezet in conceptoffertes en -orders, zodat ons team ze alleen nog maar hoeft te controleren en te bevestigen. Dit neemt een groot deel van de handmatige gegevensinvoer weg en bespaart ons veel tijd in drukke periodes.
Leads vinden nu direct de juiste persoon
De AI-automatisering van CopperIQ vangt onze inkomende leads op, stuurt ze door naar de juiste collega en archiveert ze in de juiste CRM-administratie. Opvolging gaat sneller, overdrachten zijn duidelijker en het aanmaken van orders voor nieuwe klanten is een stuk eenvoudiger geworden.
Inhoud produceren zonder al te veel werk
Met het contentplatform van CopperIQ gebruiken we nu AI om blogposts en artikelen op te stellen en voor te bereiden op basis van onze eigen input en richtlijnen. Het helpt ons om sneller content te produceren terwijl de toon consistent blijft voor alle klanten en kanalen.
Onze info-inbox doet het eindelijk zelf
Dankzij de automatiseringen zorgt AI nu voor onze info-mailbox: het leest inkomende e-mails, routeert ze naar de juiste plaats en houdt bij wat beantwoord moet worden. Het team besteedt veel minder tijd aan het doorsturen en sorteren van berichten en meer tijd aan het oplossen van problemen met klanten.
De snelste manier om het juiste antwoord te krijgen
Met onze interne kennischat, ondersteund door CopperIQ, kunnen collega's productspecificaties en technische details op één plek doorzoeken. In plaats van documenten door te spitten, krijgen ze binnen enkele seconden nauwkeurige antwoorden en kunnen ze klanten veel sneller helpen.
07From chasing files to staying focused
Why this clears the way for faster work
Clean document flow means less clutter and more speed. People know what’s there, what’s missing and what’s ready. Instead of checking filenames or digging through folders, they move forward. Fewer mistakes, fewer delays, and smoother processes — all from having the right documents in the right place, without the noise.
08Start uw gratis demo
Begin met het automatiseren van uw bedrijfsprocessen vandaag.
Verspil geen tijd meer aan handmatige taken. Ontdek hoe AI-gestuurde automatisering snel rendeert. Laten we eens onderzoeken hoe AI-gestuurde procesautomatisering uw activiteiten kan transformeren. Plan een gratis demo of neem contact met ons op om te ontdekken wat er mogelijk is.