Documentcontrole automatiseren
Documenten komen voortdurend binnen - vanuit inboxen, portals en snelle uploads. Sommige zijn onvolledig, andere verouderd of twee keer opgeslagen onder verschillende namen. Net wanneer iemand de laatste versie nodig heeft, ontbreekt deze. Teams spenderen uren aan het sorteren, hernoemen en opnieuw controleren van bestanden om alles in beweging te houden. AI lost dat op. Het leest inkomende documenten, legt de belangrijkste informatie vast en plaatst ze waar ze horen - automatisch, nauwkeurig en zonder achter mappen aan te jagen.
01Bestanden komen overal vandaan, zonder structuur
Waarom documentcontrole steeds stuk gaat
Certificaten, contracten, facturen en leveringsbonnen komen binnen via verschillende kanalen, in verschillende formaten, zonder consistente naamgeving of metadata. Documenten raken kwijt op gedeelde schijven of worden opgeslagen in tijdelijke mappen die permanent worden. Teams verspillen tijd aan het uitzoeken wat elk bestand is, of het compleet is en waar het naartoe moet. En als er dingen ontbreken, komen processen stil te liggen: orders lopen vast, facturen wachten en compliance wordt vertraagd.
02Onze aanpak in 4 stappen
Hoe CopperIQ procesautomatisering implementeert.
Geen nieuwe software. Geen complexiteit. Gewoon praktische automatisering die werkt. Van intake tot volledige automatisering in slechts een paar weken - met minimale verstoring van je team.
Met onze unieke aanpak in 4 stappen ben je in een mum van tijd aan de slag.
Ontdekking
We analyseren uw processen en identificeren knelpunten.
Bouw
We maken automatiseringen op maat op basis van je echte workflows en gegevens.
Integratie
We maken rechtstreeks verbinding met je bestaande systemen.
Optimaliseer
We monitoren en verbeteren voortdurend terwijl u schaalt.
03AI herkent het document, haalt de velden eruit en slaat het op de juiste plaats op
Hoe automatisering documenten onder controle houdt
Documenten worden gelezen op het moment dat ze binnenkomen - scans, PDF's, e-mails, portaaluploads. Het systeem detecteert wat het bestand is, haalt de juiste gegevens eruit en koppelt het aan de juiste leverancier, klant, order of project. Het slaat het document automatisch op in het juiste systeem, met de juiste naamgeving en structuur. Als er iets ontbreekt of niet overeenkomt, wordt dit gesignaleerd voordat het de inkoop, facturatie of werkzaamheden vertraagt.
04Eenvoudige integratie
We integreren rechtstreeks in uw technische stapel.
Geen extra tools of interfaces nodig. CopperIQ is compatibel met tools zoals AFAS, Exact, Salesforce, HubSpot en meer.
05Duidelijke structuur, schone bestanden en geen gegraaf meer
Wat verandert er als documentcontrole zichzelf uitvoert?
Documenten belanden waar ze moeten belanden, gekoppeld aan de juiste records en klaar voor gebruik. Het is niet meer gissen waar een bestand zich bevindt of dat het de definitieve versie is. Processen stromen zonder vertragingen. Teams stoppen met sorteren en gaan aan de slag. Compliance is eenvoudiger omdat alles compleet, traceerbaar en op zijn plaats is - zonder dat iemand het handmatig hoeft te repareren.
06Wat klanten zeggen
Waarom bedrijven graag met ons werken.
Klanten werken graag met ons omdat we ons richten op praktische AI die echte bedrijfswaarde oplevert. Onze oplossingen verhogen de efficiëntie zonder complexiteit toe te voegen, integreren naadloos in bestaande technologiestacks en worden van ontdekking tot levering ondersteund door één toegewijd team.
Bovendien bieden we bij elke stap transparante inzichten en meetbare resultaten.
Van rommelige inbox naar kant-en-klare orders
CopperIQ heeft een automatisering gebouwd die onze inkomende e-mails leest, lead- en ordergegevens ophaalt en deze rechtstreeks naar ons CRM en ons ERP stuurt. Offerteaanvragen uit e-mail worden automatisch omgezet in conceptoffertes en -orders, zodat ons team ze alleen nog maar hoeft te controleren en te bevestigen. Dit neemt een groot deel van de handmatige gegevensinvoer weg en bespaart ons veel tijd in drukke periodes.
De snelste manier om het juiste antwoord te krijgen
Met onze interne kennischat, ondersteund door CopperIQ, kunnen collega's productspecificaties en technische details op één plek doorzoeken. In plaats van documenten door te spitten, krijgen ze binnen enkele seconden nauwkeurige antwoorden en kunnen ze klanten veel sneller helpen.
Leads vinden nu direct de juiste persoon
De AI-automatisering van CopperIQ vangt onze inkomende leads op, stuurt ze door naar de juiste collega en archiveert ze in de juiste CRM-administratie. Opvolging gaat sneller, overdrachten zijn duidelijker en het aanmaken van orders voor nieuwe klanten is een stuk eenvoudiger geworden.
Onze info-inbox doet het eindelijk zelf
Dankzij de automatiseringen zorgt AI nu voor onze info-mailbox: het leest inkomende e-mails, routeert ze naar de juiste plaats en houdt bij wat beantwoord moet worden. Het team besteedt veel minder tijd aan het doorsturen en sorteren van berichten en meer tijd aan het oplossen van problemen met klanten.
Inhoud produceren zonder al te veel werk
Met het contentplatform van CopperIQ gebruiken we nu AI om blogposts en artikelen op te stellen en voor te bereiden op basis van onze eigen input en richtlijnen. Het helpt ons om sneller content te produceren terwijl de toon consistent blijft voor alle klanten en kanalen.
07Van dossiers najagen tot gefocust blijven
Waarom dit de weg vrijmaakt voor sneller werk
Een schone documentstroom betekent minder rommel en meer snelheid. Mensen weten wat er is, wat er ontbreekt en wat er klaar is. In plaats van bestandsnamen te controleren of mappen door te spitten, gaan ze vooruit. Minder fouten, minder vertragingen en soepelere processen - allemaal dankzij de juiste documenten op de juiste plaats, zonder ruis.
08Start uw gratis demo
Begin met het automatiseren van uw bedrijfsprocessen vandaag.
Verspil geen tijd meer aan handmatige taken. Ontdek hoe AI-gestuurde automatisering snel rendeert. Laten we eens onderzoeken hoe AI-gestuurde procesautomatisering uw activiteiten kan transformeren. Plan een gratis demo of neem contact met ons op om te ontdekken wat er mogelijk is.