Automatisieren Sie die Dokumentenkontrolle
Ständig treffen Dokumente ein - aus Posteingängen, Portalen und Schnell-Uploads. Einige sind unvollständig, andere veraltet oder doppelt unter verschiedenen Namen gespeichert. Gerade dann, wenn jemand die endgültige Version braucht, ist sie verschwunden. Teams verbringen Stunden damit, Dateien zu sortieren, umzubenennen und erneut zu überprüfen, nur um die Dinge am Laufen zu halten. KI schafft hier Abhilfe. Sie liest eingehende Dokumente, erfasst die wichtigsten Informationen und platziert sie dort, wo sie hingehören - automatisch, präzise und ohne das Durchsuchen von Ordnern.
01Dateien kommen von überall her, ohne Struktur
Warum die Dokumentenkontrolle immer wieder versagt
Bescheinigungen, Verträge, Rechnungen und Lieferscheine werden über verschiedene Kanäle und in unterschiedlichen Formaten ohne einheitliche Benennung oder Metadaten übermittelt. Dokumente gehen in gemeinsam genutzten Laufwerken verloren oder werden in temporären Ordnern gespeichert, die dann dauerhaft werden. Die Teams verschwenden Zeit damit, herauszufinden, worum es sich bei den einzelnen Dateien handelt, ob sie vollständig sind und wo sie hingehören. Und wenn Dinge fehlen, kommen Prozesse ins Stocken: Aufträge stocken, Rechnungen warten und die Einhaltung von Vorschriften wird verlangsamt.
02Unser 4-stufiger Ansatz
Wie CopperIQ die Prozessautomatisierung umsetzt.
Keine neue Software. Keine Komplexität. Nur praktische Automatisierung, die funktioniert. Von der Aufnahme bis zur vollständigen Automatisierung in nur wenigen Wochen - mit minimalen Unterbrechungen für Ihr Team.
Mit unserem einzigartigen 4-Schritte-Ansatz sind Sie im Handumdrehen startklar.
Entdeckung
Wir analysieren Ihre Prozesse und ermitteln Engpässe.
Bauen Sie
Wir erstellen maßgeschneiderte Automatisierungen auf der Grundlage Ihrer realen Arbeitsabläufe und Daten.
Integration
Wir verbinden uns direkt mit Ihren bestehenden Systemen.
Optimieren Sie
Wir überwachen und verbessern kontinuierlich, während Sie skalieren.
03KI erkennt das Dokument, extrahiert die Felder und speichert es an der richtigen Stelle
Wie die Automatisierung die Dokumente unter Kontrolle hält
Dokumente werden in dem Moment gelesen, in dem sie eintreffen - Scans, PDFs, E-Mails, Portal-Uploads. Das System erkennt, um welche Datei es sich handelt, zieht die richtigen Daten heraus und verbindet sie mit dem richtigen Lieferanten, Kunden, Auftrag oder Projekt. Es speichert das Dokument automatisch im richtigen System, mit der richtigen Benennung und Struktur. Wenn etwas fehlt oder nicht übereinstimmt, wird es markiert, bevor es den Einkauf, die Rechnungsstellung oder den Betrieb verlangsamt.
04Einfache Integration
Wir integrieren uns direkt in Ihr technisches System.
Es werden keine zusätzlichen Tools oder Schnittstellen benötigt. CopperIQ ist kompatibel mit Tools wie AFAS, Exact, Salesforce, HubSpot und mehr.
05Klare Struktur, saubere Dateien und kein Wühlen mehr
Was sich ändert, wenn die Dokumentenkontrolle selbst läuft
Die Dokumente landen dort, wo sie hingehören, sind mit den richtigen Datensätzen verknüpft und sofort einsatzbereit. Sie müssen nicht mehr raten, wo eine Datei liegt oder ob es sich um die endgültige Version handelt. Prozesse fließen ohne Verzögerungen. Die Teams hören auf zu sortieren und beginnen zu arbeiten. Die Einhaltung von Vorschriften ist einfacher, weil alles vollständig, nachvollziehbar und an seinem Platz ist - ohne dass jemand manuell nachbessern muss.
06Was Kunden sagen
Warum Unternehmen gerne mit uns zusammenarbeiten.
Unsere Kunden arbeiten gerne mit uns zusammen, weil wir uns auf praktische KI konzentrieren, die einen echten geschäftlichen Nutzen bringt. Unsere Lösungen steigern die Effizienz, ohne die Komplexität zu erhöhen. Sie lassen sich nahtlos in bestehende Technologiepakete integrieren und werden von einem engagierten Team von der Entwicklung bis zur Bereitstellung unterstützt.
Darüber hinaus bieten wir transparente Einblicke und messbare Ergebnisse auf jedem Schritt des Weges.
Unser Info-Posteingang läuft endlich von selbst
Dank der Automatisierungen kümmert sich KI jetzt um unsere Info-Mailbox: Sie liest eingehende E-Mails, leitet sie an die richtige Stelle weiter und behält den Überblick darüber, was beantwortet werden muss. Das Team verbringt viel weniger Zeit mit dem Weiterleiten und Sortieren von Nachrichten und mehr Zeit mit der eigentlichen Lösung von Kundenproblemen.
Der schnellste Weg zur richtigen Antwort
Mit unserem internen Wissens-Chat, der von CopperIQ unterstützt wird, können die Kollegen an einem Ort nach Produktspezifikationen und technischen Details suchen. Anstatt sich durch Dokumente zu wühlen, erhalten sie in Sekundenschnelle genaue Antworten und können Kunden viel schneller helfen.
Leads finden jetzt sofort die richtige Person
Die KI-Automatisierung von CopperIQ erfasst unsere eingehenden Leads, leitet sie an den richtigen Kollegen weiter und legt sie in den richtigen CRM-Datensätzen ab. Die Nachverfolgung ist schneller, die Übergaben sind klarer und die Erstellung von Aufträgen für neue Kunden ist viel einfacher geworden.
Produktion von Inhalten ohne viel Arbeit
Mit der Content-Plattform von CopperIQ nutzen wir jetzt KI, um Blogbeiträge und Artikel auf der Grundlage unserer eigenen Vorgaben und Richtlinien zu verfassen und vorzubereiten. Das hilft uns, Inhalte schneller zu erstellen und gleichzeitig den Ton über alle Kunden und Kanäle hinweg konsistent zu halten.
Vom unübersichtlichen Posteingang zum buchungsfertigen Auftrag
CopperIQ hat eine Automatisierungslösung entwickelt, die unsere eingehenden E-Mails liest, Lead- und Auftragsdetails extrahiert und sie direkt an unser CRM und unser ERP sendet. Angebotsanfragen per E-Mail werden automatisch in Angebots- und Auftragsentwürfe umgewandelt, sodass unser Team sie nur noch überprüfen und bestätigen muss. Dadurch entfällt ein großer Teil der manuellen Dateneingabe und wir sparen in Stoßzeiten viel Zeit.
07Von der Jagd nach Akten bis zur Konzentration
Warum dies den Weg für schnelleres Arbeiten freimacht
Ein sauberer Dokumentenfluss bedeutet weniger Unordnung und mehr Tempo. Die Mitarbeiter wissen, was vorhanden ist, was fehlt und was fertig ist. Anstatt Dateinamen zu überprüfen oder sich durch Ordner zu wühlen, machen sie weiter. Weniger Fehler, weniger Verzögerungen und reibungslosere Abläufe - und das alles, weil die richtigen Dokumente am richtigen Ort sind, ohne dass es zu Störungen kommt.
08Starten Sie Ihre kostenlose Demo
Automatisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse heute.
Verschwenden Sie keine Zeit mehr mit manuellen Aufgaben. Entdecken Sie, wie sich KI-gestützte Automatisierung schnell auszahlt. Lassen Sie uns herausfinden, wie KI-gestützte Prozessautomatisierung Ihre Abläufe verändern kann. Vereinbaren Sie eine kostenlose Demo oder kontaktieren Sie uns, um zu erfahren, was möglich ist.