Einkaufsrechnungen automatisch verarbeiten.
Rechnungen von Lieferanten kommen unaufhörlich herein - und jede einzelne erfordert dieselbe Routine: Datei öffnen, Bestellung prüfen, Preise abgleichen, unklare Zeilen korrigieren. Das ist langsam, manuell und stapelt sich am Monatsende schnell.
Mit KI gleichen sich die Rechnungen bei ihrem Eingang selbst ab. Ihr Team bearbeitet nur die Grenzfälle - nicht jeden einzelnen Posten.
01Jeder Lieferant verwendet eine andere Struktur, und fehlende Daten stören den Fluss
Warum brauchen Eingangsrechnungen so viel Zeit?.
Rechnungen erscheinen in allen Formaten - PDFs, Scans, Downloads oder schnelle E-Mails. Einige zeigen nur Summen, andere verteilen die Details auf mehrere Seiten. Die Produktnamen stimmen nicht überein, und oft fehlen wichtige Informationen.
Bei jedem dieser Vorgänge muss zwischen Posteingängen, Bestellmasken und Lieferantendatensätzen gewechselt werden. Wenn etwas nicht übereinstimmt, gerät alles ins Stocken.
Das ist langsame, sich wiederholende Arbeit - genau die Art von Aufgabe, die KI besser und schneller erledigt.
02Unser 4-stufiger Ansatz
Wie CopperIQ die Prozessautomatisierung umsetzt.
Keine neue Software. Keine Komplexität. Nur praktische Automatisierung, die funktioniert. Von der Aufnahme bis zur vollständigen Automatisierung in nur wenigen Wochen - mit minimalen Unterbrechungen für Ihr Team.
Mit unserem einzigartigen 4-Schritte-Ansatz sind Sie im Handumdrehen startklar.
Entdeckung
Wir analysieren Ihre Prozesse und ermitteln Engpässe.
Bauen Sie
Wir erstellen maßgeschneiderte Automatisierungen auf der Grundlage Ihrer realen Arbeitsabläufe und Daten.
Integration
Wir verbinden uns direkt mit Ihren bestehenden Systemen.
Optimieren Sie
Wir überwachen und verbessern kontinuierlich, während Sie skalieren.
03KI liest die Rechnung, findet die richtige Bestellung und aktualisiert Ihr ERP automatisch
Wie die Automatisierung Eingangsrechnungen verarbeitet.
Die Automatisierung zieht alle Schlüsselfelder heran - Lieferant, Bestellnummer, Mengen, Preise, Mehrwertsteuer und Projekt- oder Kostenstellencodes. Sie findet die passende Bestellung, auch wenn sich die Formate unterscheiden oder die Begriffe nicht standardisiert sind.
Einzelposten werden anhand Ihrer Stammdaten geprüft und ergänzt. Wenn etwas unklar ist, wird es sofort markiert - damit Genehmigungen und Finanzen nicht ins Stocken geraten.
04Einfache Integration
Wir integrieren uns direkt in Ihr technisches System.
Es werden keine zusätzlichen Tools oder Schnittstellen benötigt. CopperIQ ist kompatibel mit Tools wie AFAS, Exact, Salesforce, HubSpot und mehr.
05Schnellere Genehmigungen, weniger Fehler
Was sich verbessert, wenn die Rechnungsverarbeitung automatisch abläuft
Rechnungen werden bei ihrem Eingang bearbeitet und mit der Bestellung abgeglichen, wobei alle Details überprüft werden. Genehmigungen erfolgen schneller, Duplikate werden frühzeitig erkannt, und nichts hält den Fluss auf.
Die Finanzabteilung muss keine bekannten Daten mehr abtippen, und die Lieferanten werden pünktlich bezahlt - ohne Chaos am Monatsende.
06Was Kunden sagen
Warum Unternehmen gerne mit uns zusammenarbeiten.
Unsere Kunden arbeiten gerne mit uns zusammen, weil wir uns auf praktische KI konzentrieren, die einen echten geschäftlichen Nutzen bringt. Unsere Lösungen steigern die Effizienz, ohne die Komplexität zu erhöhen. Sie lassen sich nahtlos in bestehende Technologiepakete integrieren und werden von einem engagierten Team von der Entwicklung bis zur Bereitstellung unterstützt.
Darüber hinaus bieten wir transparente Einblicke und messbare Ergebnisse auf jedem Schritt des Weges.
Vom unübersichtlichen Posteingang zum buchungsfertigen Auftrag
CopperIQ hat eine Automatisierungslösung entwickelt, die unsere eingehenden E-Mails liest, Lead- und Auftragsdetails extrahiert und sie direkt an unser CRM und unser ERP sendet. Angebotsanfragen per E-Mail werden automatisch in Angebots- und Auftragsentwürfe umgewandelt, sodass unser Team sie nur noch überprüfen und bestätigen muss. Dadurch entfällt ein großer Teil der manuellen Dateneingabe und wir sparen in Stoßzeiten viel Zeit.
Der schnellste Weg zur richtigen Antwort
Mit unserem internen Wissens-Chat, der von CopperIQ unterstützt wird, können die Kollegen an einem Ort nach Produktspezifikationen und technischen Details suchen. Anstatt sich durch Dokumente zu wühlen, erhalten sie in Sekundenschnelle genaue Antworten und können Kunden viel schneller helfen.
Unser Info-Posteingang läuft endlich von selbst
Dank der Automatisierungen kümmert sich KI jetzt um unsere Info-Mailbox: Sie liest eingehende E-Mails, leitet sie an die richtige Stelle weiter und behält den Überblick darüber, was beantwortet werden muss. Das Team verbringt viel weniger Zeit mit dem Weiterleiten und Sortieren von Nachrichten und mehr Zeit mit der eigentlichen Lösung von Kundenproblemen.
Produktion von Inhalten ohne viel Arbeit
Mit der Content-Plattform von CopperIQ nutzen wir jetzt KI, um Blogbeiträge und Artikel auf der Grundlage unserer eigenen Vorgaben und Richtlinien zu verfassen und vorzubereiten. Das hilft uns, Inhalte schneller zu erstellen und gleichzeitig den Ton über alle Kunden und Kanäle hinweg konsistent zu halten.
Leads finden jetzt sofort die richtige Person
Die KI-Automatisierung von CopperIQ erfasst unsere eingehenden Leads, leitet sie an den richtigen Kollegen weiter und legt sie in den richtigen CRM-Datensätzen ab. Die Nachverfolgung ist schneller, die Übergaben sind klarer und die Erstellung von Aufträgen für neue Kunden ist viel einfacher geworden.
07Klarere Prozesse, weniger Verlangsamungen
Weniger Lärm, mehr Fluss
Die automatisierte Rechnungsbearbeitung beseitigt die Reibungsverluste, die Teams ausbremsen.
Sie müssen nicht mehr nach Bestellungen suchen oder die Bildschirme wechseln, um die gleichen Fehler zu beheben. Teams prüfen, genehmigen und machen weiter - mit weniger Unterbrechungen und einem reibungsloseren Einkaufsfluss.
08Starten Sie Ihre kostenlose Demo
Automatisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse heute.
Verschwenden Sie keine Zeit mehr mit manuellen Aufgaben. Entdecken Sie, wie sich KI-gestützte Automatisierung schnell auszahlt. Lassen Sie uns herausfinden, wie KI-gestützte Prozessautomatisierung Ihre Abläufe verändern kann. Vereinbaren Sie eine kostenlose Demo oder kontaktieren Sie uns, um zu erfahren, was möglich ist.